Разписката е доказателство, че сте извършили определено плащане за стоки или услуги. Това също е важна документация за поддържане на вашите бизнес записи и за изготвяне на данъчните ви декларации. Най-добрите бизнес практики изискват да подавате разписките си по някакъв организиран начин, така че ако трябва да се обърнете към тях, можете лесно да ги намерите. Ако не можете да получите разписка, все още има мерки, които можете да предприемете, за да създадете хартиена следа.
Стандартна процедура
Освен ако не сте платили предварително, когато получите доставка, обикновено ще получите или опаковъчен списък, или фактура. Ако сте платили предварително, трябва да получите разписка. Ако получите само опаковъчен списък, доставчикът може да изпрати отделна сметка или да комбинира сметки и да ви изпрати месечна фактура. В този момент вие дължите на доставчика си пари и той става не само ваш доставчик, но и ваш кредитор.
Липсваща документация
Адекватната хартиена пътека е съществен компонент за воденето на успешен бизнес. Трябва не само да проследявате разходите си, но също така трябва да можете да проверите разходите, ако станете обект на одит от Службата за вътрешни приходи. Ако ви липсва разписка, първата стъпка е да се свържете с кредитора и да поискате дубликат. Повечето кредитори разбират вашата нужда да поддържате правилни записи. Те също така искат да бъдат сигурни, че и двамата сте съгласни какво е платено и какво се дължи. Предоставяйки техните записи, е по-лесно да се отстранят несъответствия.
Отказ на кредитор
Не са много случаите, когато кредитор не ви дава разписка. Ако сте в добри отношения и те сами водят адекватни записи, те трябва да се радват да го направят. Разбира се, ако те нямат запис за вашето плащане, те няма да могат да потвърдят плащането ви и по този начин не могат да предоставят разписка. Като собственик на бизнес е важно да поддържате строг вътрешен контрол, за да сте сигурни, че плащането ви всъщност е извършено, а не е било отклонено от някой от вашите служители, като по този начин кредиторът отказва да издаде разписка, тъй като никога не е получил средствата.
Алтернативи
Винаги можете да използвате някаква форма на алтернативна проверка за вашите записи, ако не можете да получите разписка от бившия кредитор. Ако сте платили с чек, просто прикачете копие на отменения чек към копие на фактурата и го поставете във вашите записи. Дори само записването на номера на чека, датата и сумата, платена във фактурата, трябва да е достатъчно за вашите записи. През октомври 2004 г. беше приет федерален закон, известен като "Чек 21", който позволява на банките да предоставят само електронно копие на вашия чек. Това е правно обвързващо доказателство за плащане.
Поддържаща документация
Ако сте платили с кредитна карта, можете да прикачите копие от месечното извлечение. Ако сте платили в брой и не можете да получите касова бележка, възможно е доставчикът да не иска да отчита този доход и няма да можете да проверите плащането. Все още можете да посочите плащането във вашата данъчна декларация. Според IRS Publication 583 отменени чекове, касови бележки, извлечения по сметки, фишове за кредитни карти, фактури и фишове за дребни пари са валидни форми на подкрепящи документи.
