Една от основните атракции на Microsoft Office Suite е възможността за прехвърляне и конвертиране на данни за използване във всяка от различните програми, които включват цялостния пакет. Потребителите на малкия бизнес, които предпочитат удобството на таблиците на Excel, когато става въпрос за каквото и да е - от данни за продажбите до записи на клиенти, могат лесно да конвертират отчетите, генерирани от Access, в таблици на Excel с автоматизирана функция в Access.
1
Отворете вашата база данни на Access.
2
Генерирайте отчета, от който се нуждаете, от вашата база данни, като щракнете върху името му в долната лява колона на вашата база данни под „Отчети“. Отчетът се появява на вашия екран.
3
Щракнете върху раздела „Външни данни“ от лентата за достъп в горната част на прозореца и след това щракнете върху иконата на Excel, която е втората отляво в групата за експортиране на менюто „Външни данни“. Изчакайте да се отвори диалоговият прозорец "Експортиране - Електронна таблица на Excel".
4
Щракнете върху бутона „Преглед“ в края на полето „Име на файл: текст“ в диалоговия прозорец. Изчакайте диалоговият прозорец File Save да се появи.
5
Изберете устройството и папката, в които искате да запазите версията на електронната таблица на Excel на отчета. Въведете името, под което искате да запазите файла, в полето "Име на файл: текст" на диалоговия прозорец File Save и след това щракнете върху бутона "Save".
6
Изберете конкретния формат на Excel, в който искате да запазите електронната си таблица, като използвате падащото меню Формат на файла в диалоговия прозорец Експортиране - Електронна таблица на Excel.
7
Уверете се, че квадратчето до „Експортиране на данни с форматиране и оформление“, което обикновено е опцията по подразбиране, е маркирано за най-добри резултати.
8
Щракнете върху бутона "Запазване" в долната част на диалоговия прозорец, за да се върнете в основното поле. Поставете отметка в квадратчето отляво на „Отваряне на целевия файл след приключване на операцията за експортиране“, ако искате да работите върху вашия Excel файл веднага след като експортирате данните си.
9
Поставете отметка в квадратчето отляво на „Експортиране само на избраните записи“, ако сте настроили отчета си, като използвате само определени записи. Това поле обикновено не може да бъде избрано, освен ако не сте генерирали конкретен персонализиран отчет, използвайки само конкретни записи от вашата база данни.
10
Щракнете върху бутона "OK" в долната част на диалоговия прозорец.
11
Поставете отметка в квадратчето „Запазване на стъпките за експортиране“ в диалоговия прозорец, ако искате да запазите стъпките си за експортиране за бъдеща употреба. Въведете име и описание, както желаете, и кликнете върху бутона „Запазване на експорта“.
12
Изчакайте вашата електронна таблица на Excel да се отвори в друг прозорец, ако сте поставили отметка в съответното поле в Стъпка 8. Отворете Excel и прегледайте електронната таблица по име, ако не сте поставили отметка в квадратчето.
13
Работете върху електронната си таблица на Excel, както бихте правили всяка друга електронна таблица, но обърнете внимание на диалоговите прозорци, които ще ви попитат дали искате да промените данните от отчета на Access.
