Договорът е обвързващо споразумение между две или повече страни. Страните могат да бъдат държавни и стопански субекти или физически лица. По време на договаряне на договора едната страна предлага да извърши конкретни действия срещу заплащане от другата страна или страни. Планът за администриране на договори помага на вашия бизнес да управлява успешно договор и предоставя инструмент за мониторинг на ефективността на вашата компания и спазването на условията на договора.
Резултати
Прочетете внимателно договора си и създайте контролни списъци за всички резултати от договора. Плащанията, които вашият бизнес получава от вашия договор, често зависят от получаването на продукт или услуга от другата страна, обикновено в съответствие с писмени спецификации. Когато изброявате резултатите от договора, отбележете конкретни стандарти за приемане и квоти за замествания.
Графици
Договорите обхващат определен период. Планът за администриране на договора трябва да включва график за датите за стартиране, крайни срокове за доставка и датата на приключване на договора. Обърнете внимание на важните етапи, които влияят върху производството или представянето на каквито и да било резултати, и ги включете в календара на договорите. Основният график с етапи и крайни срокове е инструмент за планиране, който вашата компания използва, за да следи напредъка и да коригира административния план.
Финанси
Вашата компания трябва да разполага с договор за бюджет, който подробно описва разходите, които имате за изпълнението на договора. Лицето, отговорно за финансовата администрация, също трябва да съгласува прогнозираните разходи с действителните разходи и да извлече вашите фактурируеми договорни разходи. Лицето, което управлява бюджета на договора, трябва да знае каква документация придружава всяка фактура, как ви се плаща и кога ви се плаща. Вашите приходи от договора също ще бъдат осчетоводени във фирмените книги по начин, който ви позволява да проследявате вземанията и плащанията по договорни сметки.
Работен план
Създайте работен план, който разпределя персонала и финансовите ресурси, необходими за изпълнение на условията на договора. Възложете отговорности за всеки резултат на вътрешния персонал или определете временна помощ и външни експерти, които са ви необходими, за да спазвате графиците на договорите. Изгответе график за отчитане, който ви информира за необходимите ресурси, разпределените ресурси и тежестта на разходите на вашите ресурси. Оценявайте редовно нивото си на изпълнение. Сравнете предложените дейности и резултати с вашите действителни входове и резултати. Поискайте изменение на договора, ако сериозно изоставате от графика. Бъдете готови да предоставите подробно обяснение как планирате да се справите с факторите, възпрепятстващи вашето успешно изпълнение на първоначалния работен план.
Управление на риска
Идентифицирайте рисковете, които биха могли да попречат на вашата компания да изпълни условията на договора. Загубата на ключов персонал, природните бедствия и финансовите ограничения са често срещани рискове, пред които са изправени изпълнителите. Подгответе стратегия за справяне с рисковете, които идентифицирате. Вградете малко свобода в работния план, за да направите възможни корекции на курса или да коригирате важни етапи на договора, без да понасяте допълнителни разходи или да пропускате срокове, които влияят на доходите ви от договора.
