Всеки бизнес трябва да следи приходите и разходите си и главната книга предоставя най-добрия начин да постигне това. Изискват се подробни записи както за подаване на данъци, така и за фирмени одити, а главната книга предоставя един източник за всички вписвания.
Определение
Главната книга е събирането на финансови транзакции на компанията. Той съдържа всички сметки, които съставляват финансовите отчети на бизнеса. Най-простата главна книга се нарича „Т-сметка“, тъй като нейното изображение наподобява главна буква „Т.“ Името на акаунта се появява в горната част на лист, който след това е разделен на две колони. Дебитите винаги се появяват в лявата колона, докато кредитите винаги се появяват от дясната страна. Някои главни книги включват трета колона вдясно, използвана за проследяване на баланса на компанията по същия начин, по който правите в собствения си регистър на чековата книжка.
Счетоводство с двойно записване
Главните книги разполагат с двойно счетоводство, което е метод на счетоводство, създаден за първи път в края на 1400-те години. При счетоводното счетоводство всяка транзакция е изброена на две места. В една сметка транзакцията е кредит и тя е посочена във втора сметка като дебит. Например продажбата на продукт увеличава парите или вземанията на компанията, но намалява запасите й със същата стойност. Този метод е полезен при идентифициране на входни и математически грешки. Тъй като записите винаги се отбелязват както като дебити, така и като кредити, сумата от дебити винаги трябва да бъде равна на сумата на кредитите.
Категории
Вписванията в главната книга се правят в сметки, които попадат в една от петте категории: активи, пасиви, собствен капитал, приходи и разходи. Компаниите могат да изберат да създадат цифрови обозначения за различни акаунти във всяка от тези категории. Например под активи може да има сметки за пари, вземания (дължимо плащане) и имущество. Всяка от тях може да има следващи подкатегории.
Кредити
Въпреки че при повечето употреби кредитът предполага добавяне или положително препращане, в главната книга това не е непременно така. В зависимост от типа на сметката, кредитът може да бъде или печалба, или загуба. Когато кредитите се вписват в сметките за пасиви, собствения капитал и приходите, те се изброяват като печалби. И обратно, когато кредитите се вписват или в сметката на активите, или в разходите, те се изброяват като загуби.
Дебити
Тъй като целта на главната книга и счетоводното счетоводство е да се създаде баланс, дебитите работят обратно на кредитите. Дебитът не означава непременно загуба. Дебитите са посочени като загуби в същите сметки, в които кредитите са печалби (пасив, собствен капитал и приходи). Дебитите обаче всъщност са посочени като печалби в другите сметки (активи и разходи).
Хартия срещу електронни книги
Докато главната книга често извиква спомени за класическия лист със зелен оттенък, съдържащ предварително отпечатани колони за всяка цифра от представената валута, сега повечето компании използват електронни или базирани на софтуер главни книги. Фирма може да избере да изгради своя собствена главна книга в основна програма за електронни таблици или да закупи конкретна програма. Налични са стотици софтуерни пакети (вж. Ресурси).
