Бизнес отчетите и бизнес писмата са два различни жанра в областта на писането на работното място. Докато бизнес отчетът може да бъде предшестван от бизнес писмо и бизнес писмото може да има бизнес отчет като приложение, това са два напълно различни документа, които служат на две различни цели. Важно е да разберете как да пишете и двамата, ако искате да бъдете успешен бизнес човек.
Жанр
Тъй като бизнес отчетът и бизнес писмото са два различни жанра, различно съдържание и правила за форматиране управляват всеки. Въпреки че както бизнес отчетът, така и писмото трябва да бъдат написани ясно и възможно най-точно, бизнес писмото рядко трябва да се простира отвъд страница. Въпреки това, бизнес отчетите често са с по няколко страници, като в допълнение към текста се състоят от приложения, диаграми, графики и снимки. Освен това писмата обикновено се използват, когато човек има специфичен проблем за общуване. От друга страна, докладите могат да се използват заедно с вземането на конкретно решение, но те могат да се съставят и просто за споделяне на информация за даден проект.
Предназначение
Бизнес писма и доклади могат да се пишат за различни цели. В някои случаи и двете могат да бъдат написани за информиране. Може да се напише служебно писмо, за да се уведоми служител, че е наета или уволнена. Бизнес писма могат също да бъдат изпращани до всички, работещи в дадена компания, заедно с нейните акционери, за да ги информират за определен успех на компанията. И двете публикации също могат да бъдат написани, за да убедят. Бизнес писмата често са искания за по-голяма заплата, повече ресурси, отпуск или разрешение за ръководене на определена програма, например. Освен това могат да се пишат доклади, за да се убеди мениджърът да не прекратява дадена програма или да дава повече средства на един сектор от бизнеса. Бизнесмените, които трябва да напишат документ, който убеждава или информира, може да се наложи да избират между бизнес писмо или доклад. Ако имате много информация за комуникация, отчетът позволява най-голямо разширяване и това е вашият по-добър вариант. Ако искате да съобщите конкретен, кратък успех, писмото е най-добрият вариант.
Публика
И двамата автори на бизнес писма и доклади трябва да вземат предвид аудиторията си, когато пишат. Докато отчетите обикновено се пишат за широка аудитория, тъй като те могат да бъдат използвани от всеки, от ръководители и акционери до служители и потенциални клиенти, писмата обикновено имат по-специфична аудитория. Въпреки че можете да напишете бизнес писмо на повече от един човек или да копирате няколко души на едно писмо, хората обикновено пишат бизнес писма до един определен колега или група. Във всеки случай информацията, езикът и другите елементи, които включвате, трябва да бъдат продиктувани от вашата аудитория. Например, ако пишете статистически отчет за служители, които нямат предистория на статистиката, ще трябва да добавите подробно обяснение за значението на вашата статистика.
Формат
Форматите на бизнес писма и отчети се променят в зависимост от вида на писмото или формата, който пишете. Форматите на писма и доклади обаче се различават значително един от друг. Форматът на бизнес писмото започва с адрес, поздрав и име на адресата. Основният текст на писмото обикновено се пише в блоков формат, като всички елементи остават на нивото. Писмото е кратко - понякога само абзац, но обикновено никога по-дълго от страница - и завършва със затваряне, подпис и въведеното име на подателя. Повечето бизнес доклади започват със заглавна страница и резюме или резюме. След това информацията се разделя и подрежда по подзаглавия. Например, ако пишете отчет за скорошно стартиране на програмата, може да имате следните раздели: общ преглед, участници, успехи, предизвикателства и последици. Често докладите завършват със заключение, което обсъжда последиците от констатациите или информацията.
